Guide d'utilisation

1. À quoi sert ce portail ?

Le Portail Partenaires est l'espace de travail des organismes extérieurs (SIAO / 115, services sociaux, centrale de réservation, conseil départemental) qui orientent des familles vers les hôtels et résidences sociales gérés par l'établissement.

Il vous permet de soumettre des demandes d'hébergement, de suivre leur avancement, de consulter les dossiers des familles que vous suivez, d'échanger avec le personnel de l'hôtel, et de consulter des indicateurs sur les incidents et les émargements.

Ce portail est distinct de l'outil interne de l'hôtel : vous ne gérez pas directement les chambres ou les réservations, mais vous soumettez des demandes que le personnel de l'hôtel traite ensuite.

L'application est en français, utilisable sur ordinateur, tablette ou mobile.

2. Prise en main rapide

1. Connectez-vous avec l'email et le mot de passe fournis par l'administration de la résidence (voir Se connecter).
2. Repérez la barre latérale à gauche : elle contient toutes les pages du portail (voir Se repérer dans le portail).
3. La page Tableau de bord donne une vue d'ensemble immédiate : familles suivies, demandes en cours, messages non lus.
4. Pour orienter une nouvelle famille, utilisez Familles & demandes → Nouvelle demande.

3. Se connecter

La connexion se fait avec l'email et le mot de passe de votre organisme.

Étapes pour se connecter

1. Sur l'écran « Portail Partenaires », saisissez votre adresse dans le champ Email (exemple : votre@email.com).
2. Saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe. Un bouton (icône œil) permet de l'afficher ou de le masquer.
3. Cochez Se souvenir de moi si vous utilisez un ordinateur personnel.
4. Appuyez sur Se connecter.

🔑Mot de passe oublié

1. Appuyez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre email, puis appuyez sur Réinitialiser le mot de passe.
3. Un message confirme l'envoi : « Email envoyé — Un lien de réinitialisation a été envoyé à votre adresse email. »
4. Ouvrez l'email reçu et suivez le lien pour choisir un nouveau mot de passe.
5. Le lien Retour à la connexion ramène à l'écran de connexion.

4. Se repérer dans le portail

Toutes les pages sont accessibles depuis la barre latérale à gauche (menu ☰ sur mobile).

📋Le menu de navigation

🏷️Votre type de partenaire

En bas de la barre latérale, un badge coloré indique le type de votre organisme : SIAO (violet), Organisme social (bleu), Centrale de réservation (ambre), ou Département (vert). Ce type peut influencer les hôtels et données auxquels vous avez accès.

🔔Notifications et thème

En haut de l'écran : une cloche affiche le nombre de notifications non lues, et un bouton (icône lune/soleil) permet de basculer entre thème clair et sombre.

5. Tableau de bord

C'est la première page après connexion : elle résume votre activité en un coup d'œil.

📊Indicateurs clés

Cinq cartes complètent la vue : Familles suivies, Dossiers en cours, Messages non lus, Demandes en cours, Documents partagés.

⚡Actions rapides

Trois boutons en haut de page : Demandes, Dossiers, Messages, qui mènent directement à ces sections.

📨Demandes à traiter / Dossiers prioritaires

Deux listes montrent les éléments qui demandent votre attention, avec un lien Voir tout vers la page complète. Si rien n'est en attente : « Aucune demande pour le moment » / « Aucun dossier prioritaire ».

📈Répartition des demandes et des dossiers

Deux graphiques en barres montrent la répartition par statut (nouvelle, en attente, validée, refusée, annulée pour les demandes).

🗺️Carte des hôtels

Une carte interactive situe géographiquement les hôtels où vos familles sont hébergées, avec le nombre de familles actives par établissement.

👨‍👩‍👧Familles suivies

Un aperçu des familles actives, avec l'hôtel, la chambre et la date d'assignation ; chaque carte est cliquable et ouvre la fiche famille.

6. Familles & demandes

C'est la page centrale du portail : elle regroupe à la fois les familles déjà hébergées que vous suivez et les demandes de réservation que vous avez soumises.

🔍Filtres avancés

Recherchez par nom de famille, responsable ou hôtel, et affinez avec : type (Toutes / Familles hébergées / Demandes), statut, période (aujourd'hui, 7/30 derniers jours, ce mois, période personnalisée), composition du foyer (1 personne, 2-3, 4-5, 6+), type de chambre recherché, et intermédiaire. Des raccourcis Aujourd'hui, 7 jours, 30 jours appliquent rapidement une période. Les filtres actifs s'affichent sous forme d'étiquettes que vous pouvez retirer individuellement.

Boutons Export CSV et Réinitialiser disponibles en haut de la liste.

➕Soumettre une nouvelle demande

1. Appuyez sur Nouvelle demande.
2. Dans « Informations de la famille » : Prénom du responsable *, Nom du responsable *, Téléphone *, email et nationalité (optionnels).
3. Dans « Composition de la famille » : Nombre d'adultes * (minimum 1) et Nombre d'enfants. Si des enfants sont indiqués, un prénom et une date de naissance sont demandés pour chacun.
4. Dans « Détails du séjour » : choisissez l'Hôtel concerné * (les hôtels sont classés par score si un classement existe) et le Type de chambre *. Un message vous indique en temps réel si des chambres compatibles sont disponibles.
5. Renseignez les dates d'arrivée * et de départ souhaitées * (le nombre de nuits est calculé automatiquement), un intermédiaire éventuel (Promotel, Hébergotel, VSP, Autre), et des demandes spéciales si besoin.
6. Appuyez sur Soumettre la demande.

📄Suivre une demande

Le tableau liste chaque famille/demande avec son type (« Demande » ou « Hébergée »), la résidence, la chambre ou les dates, le nombre de membres, l'intermédiaire, le statut et la date. Les actions varient selon la ligne :

• Famille hébergée : icône œil pour ouvrir la fiche famille complète ; si une demande est liée, icône fichier pour la revoir et icône PDF pour l'exporter.
• Demande seule : icône œil (détails), icône PDF (export), icône crayon si le statut est « nouvelle » (modifier), icône croix rouge si le statut est « nouvelle » ou « en attente » (annuler, avec confirmation).

👤Fiche famille (vue 360°)

Ouverte depuis l'icône œil, cette fiche centralise tout ce qui concerne une famille : identité, statistiques (demandes, dossiers, documents, conversations, signalements, émargements), une Timeline 360 chronologique de tous les événements, les derniers éléments de chaque module, et des Actions rapides vers chaque section. Le bouton Export PDF génère un récapitulatif complet ; Nouveau dossier crée un dossier pré-rempli pour cette famille.

7. Disponibilités

Cette page donne une vue en lecture seule de l'état des chambres des hôtels partenaires, pour vous aider à orienter une famille en connaissance de cause.

Filtrez par hôtel, par statut de chambre (Disponible, Occupée, Réservée, Maintenance, Nettoyage), ou recherchez par nom de chambre/occupant. Quatre compteurs résument la situation : Chambres suivies, Disponibles, Occupées/Réservées, Maintenance/nettoyage.

Le tableau indique pour chaque chambre son type et sa capacité, la résidence, le statut, l'occupant ou la date de disponibilité (« Disponible immédiatement » ou « Disponible le jj/mm/aaaa »), et la dernière mise à jour.

8. Signalements

Cette page liste les incidents techniques (plomberie, électricité, chauffage...) signalés dans les chambres des familles que vous suivez.

Filtres disponibles : hôtel, statut (Planifié, En cours, Terminé, En retard), priorité (Critique, Importante, Standard), période, et recherche par titre/chambre. Boutons Export CSV, Export PDF, Actualiser, Réinitialiser.

Chaque signalement affiche son titre, la famille et la chambre concernées, ses badges de statut/priorité/type, ses dates de création et de mise à jour, et un lien Voir les détails.

Le détail d'un signalement montre la description complète, la date d'ouverture et de mise à jour, la famille concernée, le technicien assigné (ou « Non assigné »), et les photos jointes si disponibles.

9. Indicateurs

Cette page transforme les signalements en statistiques pour piloter la qualité du parc immobilier de vos familles.

Filtrez par hôtel et par période (y compris une plage personnalisée). Quatre cartes résument : Signalements (total et résolus), Taux de résolution, Dysfonctionnements / chambres (ratio pour 100 chambres), Délai moyen d'intervention.

Puis plusieurs graphiques détaillent : les signalements par hôtel, un anneau de taux de résolution, les incidents par famille, les délais moyens d'intervention par hôtel, et un tableau comparatif des dysfonctionnements rapportés au nombre de chambres par hôtel.

Boutons Actualiser, CSV, PDF permettent d'exporter ces analyses.

10. Dossiers

Les dossiers sont votre outil de suivi social interne : ils permettent de centraliser des notes et un suivi structuré pour une famille, indépendamment des demandes de réservation.

🔍Filtres

Recherche libre, statut, type et priorité (dynamiques), et période (aujourd'hui, 3/7/30 derniers jours, ce mois, plage personnalisée). Boutons d'export CSV et PDF.

➕Créer un dossier

1. Appuyez sur Nouveau dossier.
2. Renseignez le Titre *, le Type, la Priorité, et la Famille concernée.
3. Ajoutez une description si besoin.
4. Appuyez sur Créer.

📝Détail et notes

Le détail d'un dossier affiche la famille, le type, les dates de création/mise à jour, et la description. Une section Notes permet d'ajouter un commentaire horodaté au fil du suivi : tapez votre texte dans le champ « Ajouter une note... » et validez avec le bouton +.

11. Documents

Cette page permet d'envoyer et de consulter des documents liés à une famille (ou des documents généraux non rattachés).

Filtrez par type de fichier (PDF, Images, Word, Excel, Autres), par famille, ou par période. Le tableau montre pour chaque document son nom, la famille associée (ou « Général »), son type, sa taille et sa date d'envoi.

📤Envoyer un document

1. Appuyez sur Envoyer un document.
2. Choisissez une Famille (optionnel), ou laissez sur « Document général ».
3. Glissez-déposez un fichier dans la zone prévue, ou appuyez sur Parcourir pour le sélectionner.
4. Une barre de progression s'affiche pendant l'envoi.
5. Appuyez sur Envoyer.

📥Télécharger ou supprimer

Chaque document propose un lien de téléchargement (ouvre un nouvel onglet) et un bouton de suppression (avec confirmation : « Supprimer "{nom du fichier}" ? »).

12. Messages

Cette page permet d'échanger avec le personnel des hôtels : conversations liées à une famille, ou messages directs à un hôtel.

📜Liste des conversations

À gauche, la liste des conversations avec avatar, nom (famille ou hôtel), aperçu du dernier message, horodatage relatif (« À l'instant », « 5 min », « 2h »...) et un badge du nombre de messages non lus.

🏨Écrire à un hôtel

1. Appuyez sur le bouton + Hôtel en haut de la liste des conversations.
2. Choisissez l'Hôtel destinataire.
3. Rédigez votre Message.
4. Joignez si besoin une pièce jointe (image, PDF, document, tableur, texte).
5. Appuyez sur Envoyer.

💬Répondre dans une conversation

Ouvrez une conversation dans la liste, écrivez votre message (touche Entrée pour envoyer), joignez un fichier avec l'icône trombone si nécessaire, puis validez avec le bouton d'envoi.

13. Émargements

Cette page suit les présences validées par les familles depuis leur application mobile (voir le guide FamilyApp, section Émargement).

📜Historique des émargements

Quatre compteurs : total, cette semaine, semaine dernière, familles uniques. La barre « Période active » rappelle le filtre en cours. Filtrez par recherche, période, statut ou méthode (QR Code ou Manuel), et basculez entre vue en cartes ou en tableau.

👨‍👩‍👧Suivi des familles présentes (semaine)

Un tableau hebdomadaire où chaque ligne est une famille suivie, chaque colonne un jour de la semaine :

Naviguez de semaine en semaine avec les flèches, filtrez par famille/chambre/hôtel, et ajoutez une Observation libre par famille (elle s'enregistre automatiquement). Le bouton Exporter PDF génère un récapitulatif imprimable de la semaine.

14. Règles émargement

Cette page vous permet de définir, pour chaque hôtel où vous avez des familles, le rythme de pointage attendu. C'est cette règle que consultera l'application mobile FamilyApp pour indiquer aux familles quand pointer leur présence.

Pour chaque hôtel affiché :

1. Choisissez le Mode : Jours planifiés (des jours précis sont exigés) ou Libre (aucune contrainte).
2. Si « Jours planifiés » : indiquez le Nombre par semaine (1 à 7) et cochez les Jours autorisés.
3. Appuyez sur Enregistrer pour valider, ou Réinitialiser pour annuler vos changements non enregistrés.

15. Rapports

Cette page affiche les rapports que l'administration de la résidence a choisi de partager avec votre organisme (états des lieux, contrôles, bilans...).

Recherchez un rapport par mot-clé. Chaque rapport se présente sous forme de carte avec son titre, son type, l'hôtel concerné, la période couverte et la date de partage. Le bouton Télécharger le PDF ouvre le document dans un nouvel onglet (si aucun PDF n'est disponible, la carte affiche « PDF non disponible »).

Si rien n'a encore été partagé : « Aucun rapport partagé — Les rapports vous seront partagés par l'administration de la résidence. »

16. Mon profil

Cette page regroupe les informations de votre compte organisme.

🏢Informations du compte (lecture seule)

• Nom de l'organisme
• Email
• Type de partenaire (SIAO, Organisme social, Centrale de réservation, Département)
• Identifiant partenaire
• Compte créé le

🔒Changer le mot de passe

1. Saisissez un Nouveau mot de passe (6 caractères minimum).
2. Ressaisissez-le dans Confirmer le mot de passe.
3. Appuyez sur Changer le mot de passe.

17. Questions fréquentes (FAQ)

18. En cas de problème

Avant de demander de l'aide, quelques vérifications simples :

• Votre connexion internet fonctionne-t-elle normalement ?
• Avez-vous essayé le bouton Actualiser proposé sur certaines pages ?
• Le message d'erreur exact affiché à l'écran (notez-le ou faites une capture d'écran) : il aide beaucoup à diagnostiquer le problème rapidement.

Si le problème persiste, voici qui contacter selon la situation :